Document-Management-System:
Dokumente strukturiert verwalten

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist Teil einer Unternehmenssoftware oder eine eigene Software, die Dokumente aller Art digital erfasst, strukturiert ablegt, auffindbar macht und revisionssicher archiviert. Es geht weit über eine einfache Ordnerstruktur hinaus. Die zentralen Funktionen eines professionellen DMS:

• Digitale Erfassung: Dokumente werden eingescannt, per E-Mail eingehend erfasst oder direkt aus anderen Systemen übernommen
• Automatische Klassifizierung und Verschlagwortung auf Basis von Metadaten und OCR-Texterkennung
• Versionsverwaltung: Jede Änderung eines Dokuments wird dokumentiert, frühere Versionen bleiben erhalten
• Revisionssichere Archivierung: Dokumente können nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden – wichtig für gesetzliche Aufbewahrungspflichten
• Workflows: Genehmigungsprozesse, Freigaben und Weiterleitung von Dokumenten laufen automatisch
• Zugriffsrechte: Jeder Mitarbeiter sieht nur die Dokumente, für die er berechtigt ist

In Kombination mit einem ERP-System und einem CRM sind alle relevanten Dokumente direkt am Kunden, Projekt oder Auftrag verknüpft und bei Bedarf sofort abrufbar.

Ein DMS ist für nahezu jedes Unternehmen relevant, das regelmäßig Dokumente erstellt, empfängt oder aufbewahren muss. Besonders profitieren:

• Unternehmen mit vielen Eingangsrechnungen, Verträgen oder Lieferscheinen, die derzeit manuell sortiert und abgelegt werden
• Betriebe, die Dokumente für mehrere Jahre aufbewahren müssen und trotzdem schnellen Zugriff benötigen
• Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern, die gleichzeitig auf Dokumente zugreifen oder gemeinsam an ihnen arbeiten
• Branchen mit hohem Dokumentationsaufwand: Baugewerbe, Gesundheit, Recht, Finanzen, Industrie
• Unternehmen, die auf Papierdokumente reduzieren und einen papierlosen Büroalltag anstreben
• Betriebe, die einem steuerlichen Betriebsprüfer jederzeit alle relevanten Belege lückenlos vorlegen müssen

Wer glaubt, ein DMS sei ein Luxus, unterschätzt die versteckten Kosten des Dokumentenchaos. Konkrete Probleme, die ein DMS löst:

• Suche nach Dokumenten kostet laut Studien mehrere Stunden pro Mitarbeiter und Woche
• Verlorene Dokumente führen zu Mahnungen, Vertragsstreitigkeiten oder verpassten Fristen
• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen (7 Jahre in Österreich, teils länger) können ohne System kaum zuverlässig eingehalten werden
• Fehlende Revisionssicherheit bedeutet rechtliche Angriffsfläche bei Betriebsprüfungen
• Mehrere Versionen desselben Vertrags in verschiedenen E-Mail-Ordnern führen zu Missverständnissen und Fehlentscheidungen

Die E-Rechnungspflicht, die in Österreich und Deutschland schrittweise eingeführt wird, macht ein digitales Dokumentensystem zusätzlich zur rechtlichen Notwendigkeit. Ein DMS bildet dabei die Grundlage für eine digitale Rechnungswesen-Infrastruktur.

DMS-Systeme werden von vielen Anbietern als Cloud-Service oder als On-Premise-Lizenz angeboten. Was dabei zu beachten ist:

• Cloud-basierte DMS-Dienste legen alle Unternehmensdokumente – inklusive Verträge, Lohnunterlagen und Kundendaten – auf fremden Servern ab
• DSGVO-Compliance wird bei vielen US-amerikanischen Anbietern zur Grauzone: wo genau liegen die Daten, wer hat Zugriff?
• Abonnementkosten steigen mit Speichervolumen und Nutzerzahl – und Dokumentenmengen wachsen immer

Für namhafte Produkte wie SharePoint von Microsoft und Google Drive als DMS-Ersatz ergebn sich zudem strukturelle Nachteile:

• SharePoint ist kein DMS, sondern eine Kollaborationsplattform – revisionssichere Archivierung, Workflows und OCR fehlen oder kosten extra
• Google Drive speichert Unternehmensdokumente auf US-amerikanischen Google-Servern – mit allen damit verbundenen DSGVO-Fragen
• Beide Plattformen binden dich tiefer ins jeweilige Ökosystem: Microsoft 365 bzw. Google Workspace werden zum zentralen Nervensystem deines Unternehmens, mit allen Abhängigkeiten, die das mitbringt
• Ein Wechsel zu einer anderen Lösung ist mit dem gesamten archivierten Dokumentenbestand aufwendig und verlustbehaftet