INDIVIDUELLE ZEITERFASSUNG
Standard-Zeiterfassungstools bieten Stempel-in-Stempel-aus – aber kein direktes Interface zur österreichischen Lohnverrechnung, keinen Hardware-Kiosk für Schichtwechsel am Eingang und keine Abbildung der Sondervergütungsregeln, die dein Kollektivvertrag vorschreibt.
Eine maßgeschneiderte Zeiterfassung auf Open-Source-Basis löst genau das: bewährt, erweiterbar und vollständig in deiner Hand.
Digitale Zeiterfassung ist heute für viele Unternehmen gesetzlich relevant: Die EU-Arbeitszeitrichtlinie und nationale Regelungen verlangen nachvollziehbare Arbeitszeitaufzeichnungen. Doch die Anforderungen, die KMU in Österreich an ein Zeiterfassungssystem stellen, gehen weit über ein simples Ein- und Ausstempeln hinaus: Wer welche Zuschläge für Überstunden, Nachtdienste oder Feiertagsarbeit bekommt, ist durch Kollektivverträge geregelt und muss korrekt in der Lohnverrechnung abgebildet werden. Ohne eine saubere Schnittstelle zwischen Zeiterfassung und Lohnverrechnung bleibt dieser Schritt manuell – und damit fehleranfällig.
Ich entwickle individuelle Zeiterfassungs-Lösungen als Individualsoftware oder auf Basis von Open-Source-Frameworks – z.B. auf Basis von Kimai, einer produktionsreifen Symfony-basierten Zeiterfassungsplattform, die ich durch eigene Symfony-Plugins maßgeschneidert erweitere. Das gibt dir die Stabilität und Funktionsbreite einer bewährten Open-Source-Plattform kombiniert mit genau den Sonderfunktionen, die dein Unternehmen braucht. Den Gesamtüberblick zu Business Software bietet Business Software für KMU.
Für Betriebe mit Mitarbeitenden, die keine firmeneigenen Smartphones nutzen – Produktionsmitarbeitende, Mitarbeitende in der Gastronomie, Pflege oder im Handwerk – ist ein Hardware-Kiosk-Modus eine praktische Lösung: Ein Tablet oder Touchscreen am Eingang oder Umkleideraum, auf dem sich Mitarbeitende per PIN oder RFID-Chip an- und abmelden. Die Stempelung erfolgt zuverlässig, ohne dass jemand ein privates Gerät verwendet. Der Kiosk ist Teil der App – kein separates Gerät, keine separate Software.
Besonders wichtig: Kiosk-Zeiterfassung funktioniert auch offline. Bei Netzwerkunterbrechungen werden Stempelungen lokal zwischengespeichert und synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Keine verlorenen Zeiten, keine manuellen Nacherfassungen. Die Verbindung zu anderen Betriebssystemen – ERP, Personaldaten – lässt sich über API-Schnittstellen herstellen.
Der kritischste Schritt in der Zeiterfassungs-Kette ist oft der Export in die Lohnverrechnung. Welche Stunden gelten als Normalarbeitszeit, welche als Überstunden, welche als Nachtdienst? Welche Zuschläge gelten nach Kollektivvertrag? Wie werden Krankenstandstage und Urlaubstage in der Stundenabrechnung behandelt? Ein generisches Zeiterfassungstool gibt dir Stundenlisten – aber kein österreichisches Lohnverrechnungs-Ready-Format. Ich entwickle Exportmodule, die direkt die benötigten Formate für BMD oder andere österreichische Lohnverrechnungssysteme ausgeben.
du Mitarbeitende mit Schichtbetrieb, Feldeinsatz oder ohne eigene Smartphones beschäftigstdie Übergabe von Stundendaten in die Lohnverrechnung manuell oder halbmanuell per Export passiertdein Unternehmen spezielle Zuschlagsregeln, Projekte oder Kostenstellen für die Stundenzuordnung hatdu einen Kiosk-Modus am Betriebseingang für unkompliziertes Stempeln ohne Smartphone benötigstdu Vendor Lock-In vermeiden und volle Kontrolle über die Zeiterfassungsdaten behalten willst
du nur drei bis fünf Mitarbeitende hast, die alle eigene Smartphones nutzen und ein generisches Tool ausreichtdein Bedarf ausschließlich Projektzeiten ohne Lohnrelevanz umfasst – dann gibt es einfachere Toolsdu eine vollintegrierte HR-Software mit Urlaubsverwaltung, Gehaltsabrechnung und Recruiting suchstBrowserbasierte Anwendung für Stempelung, Projektzeit-Tracking, Urlaubs- und Abwesenheitsmeldungen. Responsiv für Desktop und Smartphone, ohne App-Installation.
Vollbild-Kiosk-Oberfläche für Tablets am Betriebseingang: Stempelung per PIN oder RFID-Chip, Schichtübersicht, Offline-Zwischenspeicherung bei Netzwerkausfall.
Stunden direkt Projekten, Aufträgen oder Kostenstellen zuordnen – als Grundlage für Projektabrechnung, Stundenkalkulationen und Auswertungen. Integration mit ERP-Aufträgen möglich.
Mitarbeitende erfassen Stunden, Vorgesetzte prüfen und genehmigen. Abweichungen und Korrekturen werden dokumentiert. Nur freigegebene Stunden fließen in den Lohnverrechnungsexport.
Regelbasierte Berechnung von Überstunden-, Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschlägen nach dem jeweiligen Kollektivvertrag – mit vollständiger Protokollierung der Berechnungsgrundlagen.
Export im Format für BMD oder andere österreichische Lohnverrechnungssysteme: freigegebene Stunden, aufgeteilt nach Lohnarten und Zuschlägen, direkt für den Import bereit.
Stundenberichte nach Mitarbeitenden, Projekten, Kostenstellen und Zeiträumen. Optional mit Anbindung an ein BI-Dashboard für Ressourcenauslastung und Projektprofitabilität.
Projektstunden aus der Zeiterfassung direkt in ERP-Aufträge eintragen – für genaue Projektabrechnungen und tatsächliche Kostenstellenauswertungen.
Auslastungsberichte, Überstundenentwicklung und Projektprofitabilität aus Zeiterfassungsdaten als Management-Dashboard aufbereiten.
Wenn die Zeiterfassung Teil einer größeren individuellen Betriebssoftware werden soll – als Modul eines umfassenderen Systems.
1.
Wir klären, wie dein Betrieb heute Zeit erfasst, welche KV-Regelungen gelten, welche Lohnverrechnungssoftware im Einsatz ist und welche Ausgabeformate benötigt werden. Besonders die Zuschlagslogik wird im Detail aufgenommen – denn hier liegt typischerweise der meiste individuelle Anpassungsbedarf.
2.
Anhand deiner Anforderungen wird deine App entweder als Custom Software oder mit Kimai als Basis realisiert. Die individuellen Features wie Kiosk-Plugin, Zuschlagsmodul, Lohnverrechnungsexport, spezifische Freigabeworkflows werden entweder von Grund auf oder als eigene Symfony-Plugins entwickelt.
3.
Mitarbeitende werden in der App eingerichtet, Rollen und Rechte definiert, das Kiosk-Gerät konfiguriert und vor Ort in Betrieb genommen. Eine kurze Einweisung stellt sicher, dass das System von Tag eins an korrekt genutzt wird.
4.
Im ersten Monat laufen alte und neue Zeiterfassung parallel. Nach dem ersten Export in die Lohnverrechnung prüfen wir gemeinsam, ob alle Werte korrekt ankommen. Erst wenn alles stimmt, wird der alte Prozess abgeschaltet.
Alle Business-Software-Leistungen von WebCraft auf einem Blick.
Projektstunden direkt in ERP-Aufträge und Kostenstellen überführen.
Zeiterfassung als Teil einer größeren Betriebssoftware-Lösung.
Zeiterfassung mit Lohnverrechnung, ERP und HR-Systemen verbinden.
Stundenexporte automatisch in die Lohnverrechnung übertragen.
Kimai ist eine bewährte Open-Source-Zeiterfassungs-Plattform, entwickelt auf Basis des Symfony PHP-Frameworks. Sie wird aktiv weiterentwickelt, hat eine breite Nutzerbasis und bietet eine solide Basis an Funktionen: Stempelung, Projektzeiten, Nutzerrollen, Berichte. Durch eigene Symfony-Plugins erweitere ich Kimai um genau die Funktionen, die ein österreichisches KMU braucht – Lohnverrechnungsexport, Kiosk-Modus, KV-Zuschlagslogik. Das Ergebnis: die Stabilität einer Open-Source-Plattform kombiniert mit individueller Anpassung.
Primär entwickle ich Exports für BMD, das in Österreich am weitesten verbreitete Lohnverrechnungssystem für KMU. Andere Systeme können über CSV- oder XML-Exports angebunden werden, wenn das Zielformat dokumentiert ist. Die genauen Anforderungen werden in der Analysephase geklärt.
Ja. Der Kiosk ist so entwickelt, dass Stempelungen bei Netzwerkausfall lokal zwischengespeichert werden und beim nächsten Verbindungsaufbau automatisch synchronisiert werden. Keine verlorenen Stempelungen durch kurze Netzwerkausfälle oder schlechte WLAN-Abdeckung im Betrieb.
Ja. Die Web-App ist responsiv und funktioniert auf jedem Smartphone im Browser – ohne App-Download. Mitarbeitende können sich von unterwegs oder aus dem Home Office einloggen und ihre Zeiten erfassen. Der Kiosk ist eine zusätzliche Option für Betriebsstandorte, kein Ersatz für die Browser-App.
Ja. Arbeitszeitdaten werden auf österreichischen oder EU-Servern gespeichert, Zugriff ist rollenbasiert auf das minimal notwendige beschränkt, und die Datenspeicherung entspricht den gesetzlichen Anforderungen. Das System wird als Teil der Entwicklung DSGVO-konform aufgebaut. Details: DSGVO.
Kimai bietet in der Basis Abwesenheitsverwaltung. Spezifische Workflows für Urlaubsanträge, Genehmigungen und die Darstellung im Stundenkalender können als Plugin erweitert werden. Das wird in der Anforderungsanalyse geklärt und entsprechend umgesetzt.
