Steuererklärung selber machen:
Leitfaden für Unternehmen

Die Steuererklärung ist im Grunde eine schriftliche Auskunft, die du dem Finanzamt gibst. In dieser legst du dar, wie viel du im vergangenen Kalenderjahr verdient hast und welche Ausgaben dem gegenüberstehen. Auf Basis dieser Daten berechnet der Staat, wie viel Einkommensteuer, Gewerbesteuer oder Umsatzsteuer du tatsächlich zahlen musst.

Dabei werden deine gesamten Geschäftsvorfälle zusammengefasst. Diese Informationen stammen meist direkt aus deiner laufenden Buchhaltung. Ob du dabei die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nutzt oder zur doppelten Buchhaltung verpflichtet bist, hängt von der Größe und Rechtsform deines Unternehmens ab.

Es gibt zwei Hauptgründe, warum du dich im Zuge einer ordentlichen Unternehmensführung diesem Thema widmen musst:

• Gesetzliche Pflicht: In Deutschland und Österreich ist die Abgabe der Steuererklärung für Unternehmer gesetzlich vorgeschrieben.
• Gerechtigkeit: Sie stellt sicher, dass jeder Bürger und jedes Unternehmen seinen fairen Anteil zur Finanzierung öffentlicher Aufgaben (wie Straßen, Schulen oder Sicherheit) beiträgt.

Ein positiver Nebeneffekt für dich: Nur wenn du eine Steuererklärung abgibst, kannst du geschäftliche Ausgaben geltend machen und so deine Steuerlast senken.

Nicht jeder muss zwingend eine Erklärung abgeben, aber für Unternehmer sieht die Welt meist anders aus. Du bist in der Regel dabei, wenn:

• Du Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder selbstständiger Arbeit erzielst.
• Dein Einkommen über dem steuerfreien Grundfreibetrag liegt.
• Du zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet bist.
• Das Finanzamt dich explizit dazu auffordert.

Besonders für Gründer ist es wichtig, von Beginn an sauber zu dokumentieren, um am Ende des Jahres nicht den Überblick zu verlieren.

Wenn du dich entscheidest, die Steuererklärung selber zu machen, solltest du strukturiert vorgehen:

• Unterlagen sammeln: Trage alle Belege, Rechnungen und Bankauszüge zusammen.
• Buchhaltung abschließen: Prüfe dein Journal auf Vollständigkeit.
• Ergebnis ermitteln: Erstelle je nach Verpflichtung eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder ziehe die Daten aus deiner Bilanz sowie der GuV.
• Formulare ausfüllen: Übertrage die Werte in die entsprechenden Steuerformulare (meist elektronisch via FinanzOnline oder entsprechender Software).
• Prüfen und Senden: Kontrolliere alle Angaben auf Plausibilität, bevor du sie digital an das Finanzamt übermittelst.

Fehler bei der Steuererklärung können teuer werden oder zu unnötigen Nachfragen vom Finanzamt führen. Achte besonders auf:

• Fristen einhalten: Verspätungszuschläge sind vermeidbares Geld.
• Belegmanagement: Auch wenn du Belege oft nicht mitschicken musst, musst du sie für Prüfungen aufbewahren.
• Privatanteile: Trenne private und geschäftliche Ausgaben (z.B. beim Telefon oder Firmenwagen) strikt.
• Vollständigkeit: Hast du alle Debitoren und Kreditoren korrekt erfasst?
• Fehlende Abschreibungen: Vergiss nicht, größere Anschaffungen über die Nutzungsdauer abzuschreiben.

Heutzutage schreibt kaum noch jemand Zahlen händisch in Papierformulare. Selbst die Verwendung von digitalen Listen wie Excel oder Word werden heutzutage als große Zeitverschwendung angesehen. Dabei setzen sich moderne Finanz-Softwares mehr und mehr durch, da diese entscheidende Vorteile bietet:

• Automatisierung: Die Software übernimmt Daten direkt aus deiner Fakturierung und der FiBu.
• Fehlerprüfung: Integrierte Plausibilitätschecks warnen dich vor unlogischen Eingaben.
• Zeitersparnis: Wiederkehrende Buchungen im Hauptbuch werden automatisch zugeordnet.
• Direktschnittstelle: Übermittle deine Daten mit einem Klick sicher an die Finanzbehörden.
• Zentralisiert: Zusammenspiel mit all deinen anderen Unternehmensbereichen wie dem Kundenmanagement oder deinem Warenwirtschafts-Systems

Wenn du nach passenden Werkzeugen oder einer Unternehmens-Software suchst, schau dir meine Übersicht für Software und Lösungen für Unternehmen an, um die passende Unterstützung für dein Business zu finden.