Fakturierung und digitale Rechnungsstellung
mit moderner Unternehmens-Software

Wenn ich von Fakturierung spreche, meine ich den gesamten Prozess der Rechnungsstellung. Das Wort leitet sich vom lateinischen „factura“ (Rechnung) ab. Es geht darum, dass du einem Kunden offiziell mitteilst, was er für deine Waren oder Dienstleistungen bezahlen muss.

Im Kern umfasst die Fakturierung:

• Die Erfassung der verkauften Produkte oder Leistungen.
• Die Berechnung von Preisen, Rabatten und Steuern.
• Das Erstellen des Dokuments (der Rechnung oder „Faktura“).
• Das Verbuchen des Vorgangs in deiner Buchhaltung.

Dabei ist es egal, ob du eine einfache Buchführung führst oder zur doppelten Buchhaltung verpflichtet bist – ohne korrekte Fakturierung gibt es kein Geld vom Finanzamt zurück und keine Klarheit über deine Finanzen.

Oft wird die Fakturierung als Teil der Unternehmensführung als lästige Pflicht sehen. Doch sie ist dein wichtigstes Kommunikationsmittel nach dem Verkauf. Eine saubere Rechnung signalisiert Professionalität und sorgt dafür, dass du schneller bezahlt wirst.

Die Vorteile einer korrekten Fakturierung

• Rechtssicherheit: Du erfüllst alle gesetzlichen Anforderungen für die Steuererklärung selber machen.
• Liquidität: Nur wer zeitnah fakturiert, erhält zeitnah sein Geld.
• Nachweisbarkeit: Bei Unstimmigkeiten mit Kunden hast du ein rechtlich bindendes Dokument.
• Datenbasis: Deine Rechnungen fließen direkt in dein Hauptbuch ein und bilden die Basis für deine Bilanz.

Früher haben viele Unternehmer ihre Rechnungen mit Schreibmaschine oder später in Word getippt. Ich sage dir ganz offen: In der heutigen Zeit ist das nicht nur riskant, sondern reine Zeitverschwendung.

Nachteile von Excel Fakturierungen:

• Fehleranfällig: Zahlendreher oder falsche Steuersätze passieren schnell.
• Keine Automatisierung: Du musst jede Adresse und jeden Artikel jedes Mal neu eintippen.
• GoBD-Konformität: Rechnungen müssen unveränderbar sein. Ein Word-Dokument erfüllt diese strengen Auflagen oft nicht.
• Medienbruch: Du musst die Daten mühsam händisch für die Fibu (Finanzbuchhaltung) aufbereiten.

Vorteile moderner Buchhaltungssoftware:

• Schnelligkeit: Mit Vorlagen erstellst du eine Rechnung in unter 60 Sekunden.
• Fehlerprüfung: Die Software rechnet Steuern und Summen automatisch korrekt aus.
• Direkter Export: Deine Daten landen mit einem Klick bei den Debitoren (deinen Kundenforderungen).
• Übersicht: Du siehst sofort, wer noch nicht bezahlt hat und kannst das Mahnwesen starten.

Damit du keine Fehler machst, solltest du einen festen Prozess etablieren der zu deinen Unternehmensprozessen passt. Ich empfehle dir dafür eine auf dich zugeschnittene Software-Lösung die neben deinen anderen Arbeitsprozessen folgende Schritte abdeckt und mit diesen zusammenspielt:

• Auftragsabschluss: Sobald die Leistung erbracht ist, startest du die Fakturierung.
• Datenprüfung: Prüfe, ob die Kundendaten und die Umsatzsteuervoranmeldung-relevanten Sätze stimmen.
• Belegerstellung: Erzeuge die Rechnung. Sie muss Pflichtangaben wie Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungsdatum enthalten.
• Versand: Sende die Rechnung bevorzugt digital an den Kunden.
• Verbuchung: Der Beleg wird im Journal erfasst und den Debitoren zugeordnet.
• Zahlungseingang: Sobald das Geld da ist, gleichst du die Rechnung ab.

Du darfst die Fakturierung nicht isoliert betrachten. Sie ist eng mit anderen Bereichen verknüpft. Deine Ausgangsrechnungen sind die Gegenspieler zu den Kreditoren. Zusammen ergeben sie deine Gewinn- und Verlustrechnung.

Wenn du eine professionelle Software wie ein ERP einsetzt, profitierst du von einem geschlossenen Kreislauf. Die Daten fließen automatisch in deine monatliche Auswertung, was dir am Jahresende massiv Zeit spart, wenn du die Bilanz erstellen musst.

Dazu hast du außerdem die Möglichkeit deinem Steuerberater fix-fertige DATEV- oder BMD-Exporte zur Verfügung zu stellen, wodurch du dir teure Stundenhonorare sparst. 

Hör auf, Zeit mit manuellen Tabellen zu verschwenden. Investiere in eine Lösung, die deine Fakturierung automatisiert. Es schont deine Nerven, schützt dich vor Fehlern bei der Betriebsprüfung und sorgt dafür, dass dein Unternehmen professionell auftritt.