Software-Inseln - Viele verschiedene Softwares
die nicht miteinander kommunizieren

Als Software-Inseln bezeichnet man einzelne, isoliert betriebene Softwaresysteme eines Unternehmens, die unzureichende oder keine Schnittstellen zueinander haben. Jedes System funktioniert isoliert für sich alleine, die Daten fließen damit nicht automatisch von einem zum anderen. Typische Erscheinungsbilder von Software-Inseln in KMU:

• Kundendaten stehen im CRM und müssen manuell in die Rechnungssoftware übertragen werden
• Bestellungen aus dem Online-Shop müssen händisch ins Lagersystem eingetippt werden
• Personalstunden werden in einer Zeiterfassungsapp erfasst, dann in Excel übertragen und daraus der Lohn berechnet
• Produktinformationen existieren in PowerPoint, auf der Website und im Katalog in drei verschiedenen Versionen
• Berichte müssen manuell aus mehreren Systemen zusammengestellt werden, weil keine übergreifende Auswertung möglich ist

Diese isolierten Systeme entstehen meist nicht durch schlechte Planung, sondern durch schrittweises Wachstum. Oft entscheidet man sich für die vermeintlich einfachste Lösung eines aktuellen Problems, ohne die Integration in die bestehende Infrastruktur zu prüfen. Für den nächsten Bedarf folgt die nächste Spezialsoftware. So wachsen nach und nach Software-Inseln heran, die nicht miteinander kommunizieren und hohe Lizenzkosten sowie komplexe Abhängigkeiten verursachen. Die spätere, nicht bedachte, Zusammenführung der Daten aus den unterschiedlichen Systemen wird dann zum massiven Kostenfresser. Spätestens an diesem Punkt lohnt es sich, ganzheitliche Software-Lösungen zu evaluieren, um langfristig effizienter und agiler aufgestellt zu sein.

Software-Inseln sind kein exklusives Problem großer Unternehmen. Im Gegenteil – KMU und EPU sind besonders häufig betroffen, weil Entscheidungen oft schnell und pragmatisch getroffen werden:

• Unternehmen, die über die Jahre gewachsen sind und für jedes neue Problem ein neues Tool eingeführt haben
• Betriebe, in denen verschiedene Abteilungen mit unterschiedlicher Software arbeiten
• Unternehmen nach einer Firmen-Übernahme, bei der zwei verschiedene Softwarelandschaften aufeinandertreffen
• EPU, die im Laufe der Zeit immer mehr verschiedene Abonnement-Tools verwenden und zwischen allen hin- und herwechseln

Überall dort, wo Daten manuell zwischen Systemen übertragen werden oder wo Mitarbeiter Stammdaten regelmäßig in mehreren Programmen gleichzeitig verwalten müssen, liegt ein Software-Inseln-Problem vor.

Anfänglich unsichtbar weil die einzelnen Softwares einfach und billig erscheinen, sind mittel- und langfristigen die Kosten von Software-Inseln jedoch erheblich. Was sie konkret verursachen:

• Doppelarbeit: dieselben Daten werden mehrfach in verschiedene Systeme eingegeben
• Inkonsistente Daten: Kundenadressen, Preise oder Artikelstammdaten unterscheiden sich von System zu System
• Fehlende Gesamtübersicht: kein System kennt den vollständigen Status eines Kunden, Auftrags oder Artikels
• Fehleranfälligkeit: manuelle Übertragungen führen zwangsläufig zu Tippfehlern und veralteten Daten
• Verlorene Zeit für Berichte, weil Zahlen aus mehreren Quellen zusammengestellt werden müssen
• Skalierungsprobleme: je mehr Volumen, desto mehr manuelle Arbeit – kein System skaliert automatisch mit

In Verbindung mit schlecht gepflegten Stammdaten potenzieren sich diese Probleme: Wenn dieselbe Kundennummer in drei Systemen drei verschiedene Adressen hat, ist keine verlässliche Auswertung mehr möglich.

Für jedes Problem ein neues Abonnement-Tool – das ist der schnellste Weg in eine Software-Insel-Landschaft, aus der man nur schwer wieder herauskommt. Die strukturellen Probleme bei den beiden bekanntesten Anbietern:

• Microsoft 365 mit seinen einzelnen Apps (Teams, SharePoint, Excel, Outlook) ist ein Paradebeispiel für ein System, das viele Inseln schafft, die scheinbar zusammengehören, aber in der Praxis nicht nahtlos integriert sind
• Google Workspace verhält sich ähnlich – viele Einzeltools, die nebeneinander existieren und manuell koordiniert werden müssen
• Beide Ökosysteme binden dich tief an einen einzigen Anbieter, der deine gesamte Datenbasis kontrolliert, das ist insofern für DSGVO-Konformität besonders relevant

Eine individuelle Komplettlösung oder ein zentrales Dokumentenmanagementsystem ist der nachhaltigere Weg.

Nicht jede Koexistenz von Softwaresystemen ist ein kritisches Problem. Es gibt Situationen, in denen separate Tools vertretbar sind:

• Die Überschneidung zwischen den Systemen ist gering und der manuelle Daten-Austausch minimal
• Die betroffenen Systeme haben klare API-Schnittstellen und eine Integration ist möglich
• Das Unternehmen befindet sich in einer Übergangsphase, in der eine Gesamtlösung in Vorbereitung ist

Kritisch wird es, sobald täglich Zeit für manuelle Datentransfers anfällt, sobald Fehler aus Inkonsistenzen entstehen oder sobald kein Mitarbeiter mehr einen vollständigen Überblick über den Zustand des Unternehmens hat.

Software-Inseln sind eine stille, aber kostspielige Bremse für dein Unternehmen. Sie wachsen unbemerkt, kosten täglich Zeit und machen verlässliche Entscheidungen auf Basis aktueller Daten unmöglich. Der erste Schritt ist, das Problem zu erkennen und zu quantifizieren. Der zweite Schritt ist, es mit dem richtigen Partner zu lösen – mit einem Ansatz, der nachhaltig ist und keine neuen Abhängigkeiten schafft.