FAKTURIERUNG & E-RECHNUNG

Rechnungsprogramm entwickeln lassenFakturierung automatisieren inklusive E-Rechnungs-Versand

Jede Rechnung, die manuell erstellt wird, kostet Zeit – Zeit für das Zusammenstellen von Daten aus verschiedenen Quellen, das Befüllen von Vorlagen und das manuelle Versenden.

Ein individuelles Rechnungsprogramm zieht Daten direkt aus deinem ERP oder Auftragsmanagement, erstellt konforme Rechnungen automatisch und bereitet dich auf die kommende E-Rechnungspflicht nach der ViDA-Verordnung vor.

Rechnungssoftware anfragen →

FAKTURIERUNG SOFTWARE

Warum ein gutes Rechnungsprogramm
mehr ist als eine Vorlage in Word oder Excel

Rechnungsstellung klingt unkompliziert – bis die ersten Probleme auftauchen: Rechnungen mit falschen Nummernkreisen, doppelt ausgestellte Rechnungen, Mahnungen, die vergessen werden, Zahlungseingänge, die nicht korrekt verbucht sind, und Jahresabschlüsse, bei denen offene Posten und Buchhaltung nicht zusammenpassen. Ein professionelles Rechnungsprogramm ist nicht nur eine Vorlage, sondern ein strukturierter Prozess: von der Auftragserfassung über die Rechnungsstellung bis zum Mahnwesen und dem Zahlungseingang. Grundlagen zur Fakturierung erklärt Fakturierung in der Unternehmensführung.

Für KMU, die bereits ein ERP oder eine Warenwirtschaft betreiben, ist ein integriertes Rechnungsmodul der nächste logische Schritt: Aufträge oder Lieferscheine werden zu Rechnungen, Zahlungseingänge automatisch gebucht, offene Posten überwacht und Mahnläufe automatisiert. Die Verbindung zu ERP-Systemen und Warenwirtschaft ist der Schlüssel. Den Gesamtüberblick zu Unternehmens Software bietet Business Software für KMU.

E-Rechnung und ViDA: was KMU jetzt vorbereiten sollten

Mit dem EU-Richtlinienpaket ViDA (VAT in the Digital Age) wird die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich zur gesetzlichen Pflicht – schrittweise ab 2028 für grenzüberschreitende EU-Transaktionen, mit nationalen Umsetzungen, die früher greifen werden. Österreich bereitet die nationale Umsetzung vor.

Ein individuell entwickeltes Rechnungsprogramm kann von Beginn an E-Rechnung-konform gebaut werden: strukturierte Ausgabe in unterschiedlichen Formaten und Unterstützung für elektronische Übermittlung an Behörden und Kunden. Unternehmen, die heute auf ein eigenes Rechnungssystem setzen, können diese Anforderungen einbauen – statt später teure Nachrüstungen an Standard-Software-Modulen vorzunehmen.

Von der Rechnung zum offenen Posten: Debitorenmanagement

Eine ausgestellte Rechnung ist erst dann abgeschlossen, wenn sie bezahlt ist. Debitorenmanagement – die Verwaltung ausstehender Forderungen – ist einer der häufig vernachlässigten Prozesse in KMU: Zahlungseingänge werden spät oder gar nicht mit offenen Rechnungen abgeglichen, Mahnungen zu spät versendet, Zahlungsverzüge zu lange geduldet. Ein integriertes Debitorenmodul überwacht Fälligkeiten automatisch, löst Mahnläufe nach definierten Fristen aus und gibt dem Management täglich einen Überblick über offene Forderungen. Grundlagen zu Debitoren: Debitoren in der Unternehmensführung.

PASST ZU DIR

Für wen sich ein individuelles
Rechnungsprogramm lohnt

Für dich, wenn

du Rechnungen manuell aus Auftrags- oder Lieferscheindaten erstellt und dabei Zeit verlierst
du dich auf eine E-Rechnungspflicht vorbereiten willst und ein System brauchst, das konform ausgibt
du Mahnwesen und offene Posten-Überwachung momentan manuell oder gar nicht machst
dein Rechnungsprozess direkt aus ERP-Aufträgen oder WaWi-Lieferscheinen entstehen soll
du eine Branchenanforderung hast (z. B. Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen, projektbezogene Abrechnung)

Nicht ideal, wenn

du weniger als 30 Rechnungen pro Monat ausstellst und eine einfache Vorlage in einer Buchhaltungssoftware ausreicht
du primär an Endkunden (B2C) fakturierst ohne komplexe Abrechnungslogik
du einen Steuerberater hast, der die Rechnungsstellung für dich vollständig übernimmt

LEISTUNGSUMFANG

Features für deine
Rechnungs-Software

Automatische Rechnungserstellung aus Aufträgen

Rechnungen werden direkt aus ERP-Aufträgen, Lieferscheinen oder Projektzeiten erstellt – Daten werden automatisch übertragen, keine manuelle Dateneingabe.

Rechnungsarten und Sonderformen

Anzahlungsrechnungen, Teilrechnungen, Abschlussrechnungen, Gutschriften, Stornos und Wiederholungsrechnungen – alle Rechnungsarten strukturiert abgebildet und mit korrektem Nummernkreis und Buchhaltungslogik versehen.

E-Rechnung und strukturierte Ausgabe

Ausgabe in strukturierten Formaten z.B. nach EN 16931, Peppol BIS Billing 3.0 oder XRechnung – als Basis für die E-Rechnungspflicht nach ViDA. Optional direkte Übermittlung an elektronische Rechnungsportale.

Debitoren-Management und Mahnwesen

Automatische Fälligkeitsüberwachung, konfigurierbare Mahnstufen, automatisch generierte Mahnbriefe und tägliche Übersicht über offene Posten nach Fälligkeit und Kundensegment.

Zahlungseingangs-Erfassung

Manueller oder automatischer Zahlungseingangsabgleich (Bankimport), offene Posten-Abgleich und Buchungsvorschläge für teilgezahlte oder überzahlte Rechnungen.

Anbindung an Buchhaltung

Export in Buchhaltungssysteme wie BMD oder DATEV – strukturiert, automatisiert und im richtigen Format für den Jahresabschluss.

Auswertungen und Umsatzberichte

Umsatz nach Zeitraum, Kunde, Produkt und Steuerklasse. Offene Posten-Alterungsanalyse und Liquiditätsvorschau auf Basis geplanter Zahlungseingänge.

Mobile ganzheitlich und effizient benutzbar

Ganzheitliche mobile Oberfläche für Rechnungen, offene Posten und Freigaben – übersichtlich aufgebaut und ohne Umwege schnell und on überall aus mit dem Smartphone bedienbar.

Du vermisst ein Feature? Kein Problem, nicht gelistete Features werden genauso implementiert!

Rechnungsprogramm besprechen →

IM VERGLEICH

Rechnungsprogramme im Zusammenspiel
mit ERP und anderen Systemen

ERP System →

Rechnungsstellung als Modul innerhalb des ERP: Aufträge werden direkt zu Rechnungen, Zahlungseingänge fließen zurück ins ERP.

Custom ERP →

Rechnungsstellung als integriertes Modul im Custom ERP: Aufträge werden direkt zu Rechnungen, Zahlungseingänge fließen zurück.

Warenwirtschafts-System →

Lieferscheine aus der WaWi werden automatisch zu Rechnungen konvertiert – eine der häufigsten Verbindungen zwischen WaWi und Faktura-Modul.

PROJEKT ABLAUF

So entsteht dein individuelles Rechnungsprogramm

Fakturierungsprozess-Analyse

Wie entstehen Rechnungen heute? Aus welchen Quellen kommen die Daten? Welche Rechnungsarten gibt es? Welche Mahnfristen und -stufen gelten? Welche Buchhaltungssysteme müssen angebunden werden? Diese Fragen bestimmen Umfang und Kosten der Anwendung.

Anforderungen zu E-Rechnung klären

Welche Kunden erfordern heute oder zukünftig E-Rechnungen? Welche Formate werden erwartet? Welche Portale sollen angebunden werden? Die E-Rechnung-Fähigkeit wird als Kernfunktion, nicht als Nachgedanke, geplant.

Entwicklung, Integration und Testphase

Das Rechnungsmodul wird entwickelt, mit Quellsystemen (ERP, WaWi, CRM) verbunden und mit echten Testdaten durchgespielt. Besonders die Steuerlogik, die Nummernkreise und der Buchhaltungsexport werden intensiv geprüft.

Go-Live und Parallelphase

Im ersten Monat werden Rechnungen im neuen System erstellt und parallel zum alten Prozess geprüft. Erst wenn alles stimmt, wird der alte Prozess abgeschaltet. Kein Produktivitätsverlust durch überstürzten Umstieg.

Besprechungstermin vereinbaren →

RELEVANT

Verwandte Themen
zu Rechnungsprogrammen

Unternehmens-Software-Lösungen →

Ein ganzheitlicher Überblick über alle meine Business-Software Lösungen.

Systemintegration →

Rechnungsdaten automatisch an Buchhaltung und Steuersystem übergeben.

Fakturierung →

Grundlagenwissen zur Rechnungsstellung in der Unternehmensführung.

FAQ

Fragen & Antworten
zu Fakturierung & E-Rechnung

Ein Rechnungsprogramm fokussiert auf Ausgangsrechnungen, Debitoren und Zahlungseingang. Ein vollständiges ERP System umfasst darüber hinaus Lager, Einkauf, Finanzbuchhaltung und Personalmanagement. Für viele KMU ist ein eigenständiges Rechnungsmodul, das mit einem bestehenden WaWi verbunden wird, der günstigere und schnellere Einstieg.

ViDA (VAT in the Digital Age) ist ein EU-Paket, das E-Rechnungsstellung im B2B-Bereich schrittweise verpflichtend macht – ab 2028 für grenzüberschreitende EU-Transaktionen, mit nationalen Umsetzungen, die früher greifen können. Für österreichische KMU bedeutet das: Wer heute schon E-Rechnung-konform entwickelt, spart später den Migrationsaufwand.

Die häufigsten Formate sind EN 16931 (europäischer Standard), Peppol BIS Billing 3.0 (für öffentliche Auftraggeber und internationale B2B) und XRechnung (Deutschland). Für Österreich ist die Kommunikation mit Bundesbehörden bereits über das Peppol-Netzwerk geregelt. Welches Format deine Kunden und Partner erwarten, klären wir in der Anforderungsanalyse.

Ja. BMD und DATEV unterstützen standardisierte Importformate, über die Rechnungsdaten automatisch übertragen werden können. Das eliminiert manuellen FIBU-Übertrag und stellt sicher, dass Debitoren und Buchungssätze immer aktuell im Buchhaltungssystem vorhanden sind.

Über konfigurierbare Mahnregeln: x Tage nach Fälligkeit → erste Mahnstufe, y weitere Tage → zweite Mahnstufe. Mahnbriefe werden automatisch generiert und zur Freigabe vorgelegt oder direkt versendet. Das System protokolliert alle Mahnaktivitäten und markiert gemahnte Rechnungen entsprechend. Manuelle Ausnahmen sind immer möglich.

UNVERBINDLICHE ANFRAGE

Jetzt starten und
eine Kontaktanfrage schicken

Anrufen

E-Mail schreiben